Le stylage des documents avec Word

Chaque document issu d’un traitement de texte est basé sur un modèle. Un modèle définit la structure de base d'un document et contient les paramètres du document tels que les insertions automatiques, les polices, les affectations de touches, les macros, les menus, la mise en page, les mises en forme spéciales et, surtout, les styles. Le modèle par défaut pour tout document Word est le modèle Normal.dot.

L’équipe de Revues.org a développé à l’attention des auteurs qui saisissent leurs textes sous Word, un modèle de document Word, permettant de les structurer pour préparer leur traitement par Lodel. Ce modèle se nomme Modele_Revues.org.dot. Il intègre tous les styles utilisés dans le modèle éditorial de Revues.org.

Les styles contenus dans le Modele_Revues.org.dot sont, comme pour tous les modèles Word, listés par ordre alphabétique dans un menu de la barre d'outils Mise en forme.

Mais, afin de faciliter l'accès à ces styles, ils sont également proposés dans une barre d'outils spécifique : la « Lodel barre d'outils », où ils sont organisés, en fonction de la finalité des informations qu'ils servent à exprimer, en quatre groupes, correspondant chacun à un menu:

• Métadonnées Dublin Core

• Métadonnées complémentaires

• Texte

• Plan

Un cinquième menu, Modèle Revues.org.dot, présenté en fait en premier dans la « Lodel barre d'outils », donne simplement des informations sur le modèle lui-même.

Pour certains styles, les menus indiquent, s'il existe, le raccourci clavier qui peut être utilisé pour les activer.

Pour télécharger le modèle de document nécessaire à la stylisation des textes, avant leur importation dans Lodel, il faut se rendre sur le site de Lodel.org et suivre le lien vers la page « Téléchargement ». Là, choisir le téléchargement du Modèle qui convient. Dans l’exemple qui suit, nous utiliserons l’exemple du modèle de document Revues.org.

Aujourd’hui, seul le modèle de document utilisé dans Word est disponible. Un modèle de document à utiliser sur OpenOffice.org sera bientôt disponible.

Il existe deux possibilités pour installer et utiliser le modèle de document, chacune correspondant à votre usage du traitement de texte. La première solution permet de démarrer rapidement, la seconde solution, plus longue, s'intègre totalement au fonctionnement de Word et permet une meilleure ergonomie dans le cas d'un stylage régulier.

Pour installer le modèle sur le bureau de votre ordinateur, décompresser le fichier modele_revues.org_v1.1.zip et copier le fichier modele_revues.org.dot sur le bureau.

Voici maintenant la manière d’utiliser ce modèle afin de styler vos documents dans Word. Pour cela il faut :

• Ouvrir le fichier à styler, sélectionner tout le contenu du fichier (Ctrl+A ou Edition<Sélectionner tout), puis copier ce contenu (Ctrl+C ou Edition<Coller).

• Double-cliquer sur le fichier modele_revues.org.dot.

• Un document vierge s’ouvre. Il a pour nom « Document 1 ». Il contient une documentation de départ décrivant chaque style, qui sert de penses-bête. Pour utiliser le document, il faut effacer ce pense-bête. Sélectionner tout le texte (Ctrl+A) et l’effacer avec la touche « SUPPR » ou « DEL ».

• Aller dans le fichier à styler. Copier (Ctrl+C) puis aller dans le fichier vierge et coller (Ctrl+V).

• Le fichier est prêt à être stylé. Utiliser la barre d’outils Lodel, qui contient des menus déroulants facilitant le stylage.

• Une fois le stylage achevé, enregistrer le document au format DOC. Dans le menu « Fichier », cliquer sur « Enregistrer sous », et enregistrer le document en lui donnant un nom explicite avec une extension .doc ou .rtf.

Vous pouvez installer un modèle de document dans Word afin qu’il soit proposé dans la liste des modèles lors de la création d’un document vierge. La procédure ne peut être décrite ici car elle dépend beaucoup de la version de Word que vous utilisez et de votre système d’exploitation.

Pour utiliser de manière efficace le modèle de document dans Word, il est conseillé d’afficher les styles dans une colonne à gauche du document.

Pour cela, dans la barre de menu « Outils », cliquer sur « Options », puis dans l’onglet « Affichage » choisissez une largeur de la zone de style de 4 cm.

Il suffit ensuite de choisir le mode d’affichage « Normal » (dans le menu « Affichage », cliquer sur « Normal »).

Dans chaque menu, des icônes renvoient à des types de styles et à des informations.

Le premier menu est dédié aux informations sur le modèle de document.

On y trouve les numéros de version du modèle et du logiciel, les crédits du logiciel et les contacts.

Le standard de métadonnées Dublin Core, défini par un consortium international, a pour objectif de permettre la description de tous les types de ressources électroniques disponibles sur Internet. Il comprend 15 métadonnées (cf Annexes sur les Métadonnées Dublin Core).

Le menu Métadonnées Dublin Core comprend tous les styles qui correspondent aux éléments du standard Dublin Core. Ainsi, les informations sémantisées avec des styles du menu Métadonnées Dublin Core seront utilisées, une fois intégrées dans Lodel, pour faciliter l'indexation du document par les moteurs de recherche (cf. chapitre 1 : Survol de Lodel).

Les métadonnées du modèle éditorial Revues.org sont organisées en deux groupes :

- Métadonnées Dublin Core : chacune de ces métadonnées permet à Lodel de renseigner l'une des 15 métadonnées du Dublin Core

- Métadonnées complémentaires : ces métadonnées n'ont pas de correspondance dans le Dublin Core. Néanmoins,  Lodel en utilise certaines (surtitre, sous-titre) pour compléter les informations contenues dans les métadonnées du premier groupe.

Types de styles : Par. : style de paragraphe, Car. : style de caractère

Statuts : Oblig : Obligatoire, Rec. : recommandé, Fac. : facultatif

Le menu Métadonnées complémentaires contient tous les styles des métadonnées qui n'ont pas de correspondance dans le Dublin Core. Elles permettent de compléter les informations contenues dans les métadonnées du premier groupe.

Types de styles : Par. : style de paragraphe, Car. : style de caractère

Statuts : Oblig. : Obligatoire, Rec. : recommandé, Fac. : facultatif

Le menu Texte contient tous les styles qui concernent le texte même du document.

Ces styles peuvent correspondre à deux types d’éléments :

Les blocs de texte à part entière (texte principal, notes de bas de page). Ils sont notés Bloc dans le Modèle_Revues.org.dot.

Les éléments interne au  texte, notés Txt  dans le Modèle_Revues.org.dot.

Types de styles : Par. : style de paragraphe, Car. : style de caractère

Statuts : Oblig. : Obligatoire, Rec. : recommandé, Fac. : facultatif

Ce menu permet de structurer le plan de votre document.

Types de styles : Par. : style de paragraphe, Car. : style de caractère

Statuts : Oblig. : Obligatoire, Rec. : recommandé, Fac. : facultatif